Un PMS (Property Management System) es una plataforma de software diseñada para gestionar todas las actividades de hoteles y restaurantes. Ofrece una amplia gama de servicios operativos que automatizan tareas como las reservas, los procesos de check-in y check-out o la asignación de habitaciones.
El PMS aumenta significativamente la productividad del hotel, sobre todo cuando está conectado con las demás herramientas de software que el establecimiento utiliza a diario.
¿Cómo funciona un PMS hotelero?
Al centralizar la información clave, un PMS ofrece dos grandes ventajas: mejorar la eficiencia operativa y proporcionar una experiencia personalizada al huésped.
El PMS abarca todas las actividades para que no se pase nada por alto:
- Gestión del check-in y el check-out: los huéspedes pueden realizar estas acciones con un simple clic, lo que mejora su experiencia y aumenta notablemente la autonomía y la productividad del personal.
- Seguimiento en tiempo real de la ocupación de las habitaciones: el personal de limpieza recibe notificaciones inmediatas cuando una habitación queda libre, lo que mantiene la visibilidad en tiempo real del estado de las habitaciones. Así se agilizan los tiempos de respuesta para coordinar la limpieza y atender las peticiones de los huéspedes.
- Gestión contable: una contabilidad centralizada permite gestionar en tiempo real las cuentas de proveedores y clientes, y simplifica la facturación.
- Optimización de los servicios: la disponibilidad y los precios de las habitaciones del hotel y de las mesas del restaurante se actualizan automáticamente en las plataformas de reserva online.
- Análisis de los datos de los huéspedes: almacenados de forma segura en la nube, los datos de los huéspedes se pueden analizar para obtener información sobre sus preferencias. Esto ayuda a los hoteleros a afinar sus estrategias de marketing.
Limitaciones de los hoteles y restaurantes que utilizan un PMS
Un Property Management System (PMS) se ha vuelto imprescindible para los establecimientos hoteleros. Sin embargo, los hoteles y restaurantes que utilizan estos sistemas pueden encontrarse con problemas de eficiencia si su PMS no está integrado con el resto de herramientas de negocio:
- Problemas de coherencia de los datos: sin compatibilidad entre las distintas herramientas, la sincronización de los datos no se produce de forma automática.
- Pérdida de tiempo: unas herramientas mal integradas obligan al personal del hotel o del restaurante a introducir manualmente los datos de cada sistema, lo que genera tareas que consumen mucho tiempo y reducen la eficiencia.
- Altos costes de integración: sin una compatibilidad total, integrar el PMS de un hotel con otros sistemas (facturación, software de contabilidad, etc.) puede acarrear elevados costes de desarrollo para resolver los conflictos entre programas.
- Seguridad de los datos: los hoteles deben garantizar la seguridad de los datos de sus clientes. La introducción manual puede crear vulnerabilidades de seguridad y derivar en filtraciones de datos.
Casos de uso y ejemplos
Cuando todo el software del hotel está interconectado, el establecimiento se beneficia de:
- Una sincronización perfecta de los pedidos: los pedidos de room service o del restaurante se vinculan automáticamente al número de habitación del huésped, lo que elimina errores de facturación y mejora su experiencia.
- Contabilidad automatizada: integrar el PMS y el software de contabilidad genera automáticamente los asientos contables. Chift integra soluciones de contabilidad populares como Sage 100, Pennylane, ACD y Cegid Loop.
- Mejor centralización de los datos: los datos del PMS, del CRM o del software de facturación se agregan y consolidan, lo que proporciona una visión completa del huésped.
El papel de Chift en las integraciones de PMS
Chift ofrece unified APIs que conectan fácilmente distintas soluciones de software.
Por ejemplo, estas APIs permiten a los proveedores de software conectar los sistemas de gestión hotelera con otras herramientas de negocio, como el software de contabilidad. Chift ya ofrece un conector para MEWS, y Booking Experts, Noovy y RoomRaccoon están en camino.
Los conectores listos para usar de Chift ofrecen:
- Ahorro de tiempo: automatización de la sincronización entre el software de negocio, en especial la contabilidad. Las ventas y los pagos del software de gestión hotelera (PMS) se integran automáticamente en los sistemas contables a diario, semanalmente o mensualmente. Se acabaron las exportaciones manuales y la reintroducción de datos.
- Sencillez: una interfaz intuitiva y optimizada, con una documentación clara, permite integrar las herramientas de software sin esfuerzo.
- Sincronización en tiempo real: determinados datos, como los pagos y las ventas, pueden sincronizarse automáticamente cada noche (por ejemplo, a las 6 de la mañana), con control sobre los periodos contables cerrados. La alineación de los datos reduce los errores y mantiene la contabilidad al día.
- Seguridad y cumplimiento: Chift es una plataforma europea totalmente conforme al RGPD. Los datos están cifrados y solo se almacenan los IDs de las peticiones, en servidores ubicados en Europa. Las conexiones entre el PMS y las herramientas de contabilidad utilizan protocolos seguros (claves de API, OAuth2), lo que garantiza una gestión fiable de los accesos.
Puntos clave
Al centralizar los datos, un PMS resulta esencial para la gestión operativa de hoteles y restaurantes. Sin embargo, esa centralización es limitada si el PMS no está conectado con las demás herramientas de negocio. Chift salva esa distancia facilitando conexiones e intercambios de datos fluidos.
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