Le PMS est l’abréviation anglaise qui désigne un Property Management System. Il s’agit d’une plateforme permettant de gérer l’ensemble des activités des établissements hôteliers et des restaurateurs. Ce logiciel offre tout un panel de services opérationnels pour automatiser les tâches (réservations, gestion des check-in et check-out, attribution des chambres, etc).
Le PMS est un outil qui améliore grandement la productivité des hôteliers, en particulier s’il est connecté aux autres logiciels utilisés quotidiennement par l’établissement.
Comment fonctionne un PMS en hôtellerie ?
En centralisant les informations clés, le PMS offre deux avantages majeurs : améliorer l’efficacité de l’établissement et proposer une expérience personnalisée aux clients de l’hôtel.
Le PMS couvre toutes les activités de l’établissement pour ne rien laisser au hasard :
- La gestion du check-in et du check-out : les clients de l’hôtel ont la possibilité de réaliser ces démarches d’un simple clic. En plus de simplifier l’expérience client, cette solution décuple l’autonomie du personnel de l’établissement et sa productivité ;
- La visualisation en temps réel de l’occupation des chambres : les employés d’étage reçoivent instantanément une notification lorsqu’une chambre se libère. Le personnel garde ainsi une vision en temps réel de l’occupation des chambres. À la clé, une meilleure réactivité pour coordonner le nettoyage et assurer le traitement des demandes des clients ;
- La comptabilité de l’établissement : centralisée sur la plateforme, elle permet de gérer les comptes des fournisseurs et des clients pour une facturation en temps réel ;
- L’optimisation des services : la disponibilité et la tarification de l’ensemble des chambres et tables du restaurant sont automatiquement mises à jour sur les plateformes de réservation en ligne ;
- L’analyse des données client : ces dernières sont stockées en sécurité sur le Cloud afin d’extraire des statistiques pour mieux connaître les habitudes des clients. Ainsi, le PMS permet aux hôteliers d’ajuster leur stratégie marketing en fonction de ces données.
Quelles sont les contraintes des hôtels et restaurants avec un PMS ?
Le système de gestion des hôtels (PMS) est devenu un outil indispensable pour les établissements.
Cependant, les hôtels et restaurants équipés d’un logiciel de ce type peuvent rencontrer des problèmes d’efficacité si leur PMS n’est pas connecté aux autres outils métiers :
- Problème de cohérence des données : si l’hôtel utilise plusieurs outils qui ne sont pas compatibles entre eux, la synchronisation des données ne sera pas automatique ;
- Perte de temps : si les outils ne sont pas bien connectés, le personnel de l’hôtel devra renseigner manuellement les données issues de chaque logiciel. Ces tâches chronophages réduisent l’efficacité de l’établissement ;
- Coût d’intégration élevé : à défaut d’une compatibilité totale, intégrer un PMS hôtelier avec les autres outils des établissements (logiciel de facturation, de comptabilité, etc) engendre des coûts élevés de développement pour résoudre les conflits interlogiciels ;
- Sécurité des données : les établissements hôteliers ont l’obligation de garantir la sécurité des données de leurs clients. La saisie manuelle des informations des clients peut créer des failles de sécurité et être à l’origine d’une fuite de données.
Cas d’usage et exemples
Lorsque tous les logiciels de l’hôtel sont connectés entre eux, l’établissement bénéficie :
- D’une parfaite synchronisation des commandes : en room-service ou au restaurant, toutes les commandes sont automatiquement rattachées au numéro de chambre des clients. Cela supprime les risques d’erreur de facturation pour l’établissement et améliore l’expérience des clients.
- D'une comptabilité automatisée : en intégrant les outils PMS et de gestion comptable, les écritures comptables sont générées automatiquement. Chift intègre les solutions comptables les plus populaires comme Sage 100, Pennylane, ACD ou Cegid Loop.
- D’une meilleure centralisation des données : qu’elles soient issues du PMS de l’hôtel, de son CRM ou de son logiciel de facturation, les données clients sont agrégées et consolidées.
Le rôle de Chift dans les intégrations PMS
Chift propose plusieurs API unifiées permettant de connecter facilement différents logiciels.
Par exemple, ces API permettent aux éditeurs de logiciels de connecter le logiciel de gestion des hôtels aux autres outils métiers comme les logiciels de comptabilité. Chift propose déjà un connecteur MEWS et prépare les connecteurs Booking Experts, Noovy et RoomRaccoon.
Ainsi, les connecteurs prêts à l’emploi de Chift offrent :
- Gain de temps : cette solution automatise la synchronisation entre logiciels métiers, notamment la comptabilité. Par exemple, les ventes et paiements issus d’un logiciel de gestion hôtelière (PMS) sont automatiquement intégrés dans le logiciel comptable selon la fréquence souhaitée (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle). Plus besoin d’exports manuels ni de ressaisies.
- Simplicité : Chift met à disposition une interface intuitive et optimisée ainsi qu’une documentation simple et accessible. Cela permet d’intégrer sans effort les outils entre eux.
- Synchronisation en temps réel : certaines données, comme les paiements et les ventes, peuvent être synchronisées automatiquement chaque nuit (par exemple à 6 h), avec un contrôle sur les périodes clôturées. Les données restent alignées entre les outils : les erreurs sont considérablement réduites et la comptabilité reste toujours à jour.
Sécurité et conformité : Chift est une plateforme européenne parfaitement conforme avec le règlement général sur la protection des données (RGPD). Les données traitées sont encryptées et conservées sur des serveurs situés en Europe. De plus, les connexions aux outils PMS et comptables se font via des protocoles sécurisés (API key, OAuth2), ce qui garantit une gestion fiable des accès.
Ce qu’il faut retenir
En centralisant les données, le PMS joue un rôle essentiel dans la gestion opérationnelle des hôtels et des restaurants. Mais cette centralisation est limitée si le PMS n’est pas connecté aux autres outils des établissements. C’est là que Chift intervient pour faciliter les connexions et les échanges de données.
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