Cómo tener éxito con tu integración de la API de DATEV

Cuando se habla de contabilidad en Alemania, DATEV está en todas partes. Con cientos de miles de empresas que confían en sus herramientas, DATEV es la columna vertebral de las operaciones financieras en toda la región DACH. Para los proveedores SaaS que se dirigen a empresas alemanas, integrarse con DATEV no es solo algo deseable: es imprescindible.

Sin embargo, moverse por el ecosistema de DATEV puede resultar complejo sin el conocimiento y el partner adecuados. Precisamente por eso Chift ofrece una potente Unified Accounting API con soporte nativo para DATEV. Vamos a verlo en detalle.

¿Cómo funciona el software de DATEV?

Para integrarse con éxito con DATEV, las empresas SaaS deben entender que se enfrentan a dos sistemas complementarios, cada uno con sus propios roles, APIs y casos de uso:

DATEV Unternehmen Online (DUO): la pasarela en la nube

DATEV Unternehmen Online es una plataforma en la nube que facilita la colaboración digital entre las empresas y sus contables. Está diseñada para permitir el intercambio de documentos, como facturas, entre las empresas y sus contables y asesores fiscales.

Principales funcionalidades de la API:

• Gestión de facturas en tiempo real: sube, clasifica y haz seguimiento de las facturas (PDF, JPG, PNG, factura electrónica).
• Integración bancaria: sincroniza las transacciones bancarias para enriquecer los registros financieros.
• Tecnología OCR: utiliza el reconocimiento óptico de caracteres para prerrellenar los datos de los tickets escaneados.
• Flujos de aprobación: habilita circuitos de aprobación de facturas.
• Archivado de documentos y acceso móvil: almacena todo de forma segura en la nube, con acceso desde cualquier lugar.

Casos de uso:

• Autónomos y pymes que digitalizan sus tickets.
• Comercios que gestionan transacciones en efectivo e IVA.
• Productos SaaS que ofrecen gestión del gasto, automatización de gastos o captura de documentos.

DATEV Rechnungswesen (ReWe): el motor contable on-premise

DATEV Rechnungswesen es una solución contable on-premise diseñada para empresas que gestionan su propia contabilidad. Es especialmente popular entre las empresas medianas y grandes que necesitan funcionalidades más avanzadas. El software cubre desde la contabilidad financiera básica hasta el control de costes y la gestión de activos, lo que lo convierte en una solución completa y todo en uno para gestionar las finanzas de tu empresa.

Principales funcionalidades de la API:

• Contabilidad integral: libro mayor, centros de coste, seguimiento de activos.
• Informes detallados: genera cuentas de resultados, balances y estados de flujo de caja.
• Integración de nóminas: importa los datos de nóminas a la contabilidad.
• Gestión multientidad: ideal para despachos que gestionan varios clientes o filiales.
• Cumplimiento estricto del IVA: automatiza los cálculos fiscales para cumplir con la normativa alemana.

Casos de uso:

• Despachos contables que atienden a varios clientes.
• Empresas medianas y grandes con equipos financieros internos.
• Productos SaaS que ofrecen facturación, integración con ERP o consolidación financiera.

DUO + ReWe juntos: cómo circulan los datos

En muchos escenarios, las empresas utilizan tanto DUO como ReWe. Así funciona:

1. Se suben los documentos y las propuestas de asiento a DUO.
2. Se transfieren los datos a través del centro de datos de DATEV.
3. Se recuperan los datos contables definitivos en ReWe.

Pero cuidado: este proceso es asíncrono, consta de varios pasos y está lejos de ser «plug and play». Sin las integraciones adecuadas, resulta lento y propenso a errores.

Principales retos de construir una integración con DATEV internamente

Aunque es esencial para muchos proveedores SaaS, construir una integración con un sistema tan complejo como DATEV plantea retos importantes, hasta el punto de convertirse en una tarea intimidante incluso para los equipos de desarrollo más cualificados. Entre las principales dificultades se encuentran:

• Barreras de acceso: obtener permiso para enviar datos exige un proceso de aprobación en varias etapas con DATEV y, a menudo, el apoyo de consultores de pago. Incluso acceder al entorno sandbox conlleva su propio proceso de validación.
• Flujos de trabajo fragmentados: integrarse con DUO o con Rechnungswesen implica endpoints y reglas de negocio diferentes.
• Procesamiento por lotes y tareas asíncronas: a diferencia de las APIs REST modernas, DATEV suele requerir la creación, ejecución y monitorización de trabajos por lotes.
• Costes de puesta en marcha elevados: entre la aprobación, las pruebas en sandbox, el acceso a producción y el cumplimiento de los requisitos técnicos y de marca de DATEV, construirlo internamente puede resultar lento y caro.

Estas son solo algunas de las razones por las que no se recomienda construir una integración con DATEV por tu cuenta.

Casos de uso y alcance de la integración con la API de DATEV de Chift

Chift ya ha hecho todo el trabajo más arduo y te permite incorporar rápidamente una integración con DATEV en tu producto. Con el conector DATEV de Chift, los proveedores SaaS acceden tanto a Rechnungswesen como a DUO desde una única capa de integración para trabajar con los siguientes datos:

• Sincronizar facturas de venta y de compra
• Tickets y adjuntos digitales (PDF) a través de DUO
• Datos de clientes y proveedores
• Cuentas analíticas

Al acceder a estos datos financieros críticos, los software vendors pueden aumentar drásticamente el valor de su producto, automatizar flujos de trabajo clave y agilizar la colaboración entre las empresas y sus contables.

¿Y lo mejor? Chift también se encarga de toda la complejidad de la autenticación. Dado que Rechnungswesen y DUO utilizan sistemas de login diferentes —incluido OAuth2 con requisitos estrictos de tokens—, Chift lo abstrae todo, de modo que tu equipo no tiene que preocuparse por la gestión de sesiones ni de los scopes.

Así es como distintos tipos de plataformas SaaS están aprovechando la Unified Accounting API de Chift:

Sincronizar facturas y datos de clientes entre herramientas

Mantén las facturas y las fichas de clientes sincronizadas entre tu ERP, tu CRM y DATEV para garantizar unos libros limpios y unos registros de clientes coherentes, de forma automática y en tiempo real.

Impulsar la previsión de tesorería con datos de cobros y pagos en vivo

Las herramientas de tesorería utilizan Chift para extraer las cuentas a cobrar y a pagar pendientes directamente del software de contabilidad de los usuarios, lo que permite previsiones precisas sin importaciones manuales.

Automatizar los flujos del ecommerce a la contabilidad

Las plataformas de ecommerce confían en Chift para enviar las transacciones financieras a los sistemas contables, sin mantenimiento continuo ni exportaciones en CSV. Las reglas de IVA, las estructuras de liquidación y la creación de facturas se gestionan entre bastidores.

Permitir una conciliación de pagos fluida

Las soluciones de pago utilizan Chift para enviar datos de transacciones enriquecidos (comisiones, liquidaciones, contracargos) directamente a la capa contable, eliminando los quebraderos de cabeza de la conciliación para sus usuarios.

Enviar automáticamente los Z-Reports del TPV a DATEV

Haz que las exportaciones manuales de Z-reports sean cosa del pasado con integraciones contables fluidas que gestionan múltiples métodos de pago, categorías de producto y tipos de IVA.

Sincronizar los pedidos y pagos del PMS con la contabilidad

Los sistemas de gestión de propiedades utilizan Chift para transformar los datos de reservas y pagos en asientos contables limpios, automatizando el reconocimiento de ingresos, la gestión del IVA y la conciliación.

Para ver ejemplos detallados de integraciones contables, visita nuestra página de casos de éxito de Chift.

Sincronizar las transacciones bancarias con la contabilidad

Con Chift, los datos de transacciones bancarias pueden enviarse automáticamente desde un software de gestión del gasto o bancario a DATEV.

Nuestras recomendaciones para integrarse con DATEV

No lo hagas. Pero si aun así decides construir una integración con DATEV internamente, estas son algunas cuestiones que debes tener en cuenta para mejorar tus probabilidades de éxito:

• Empieza con un alcance claro: define si tu integración necesita DUO, Rechnungswesen o ambos.
• Prepárate para OAuth2 y para la autenticación por contraseña: DUO utiliza OAuth2, mientras que Rechnungswesen suele basarse en credenciales de cuenta. Al configurar OAuth2, el slate debe tener al menos 20 caracteres y debes proporcionar el clientId, y no el client secret, para el refresh token. Y, dado que cada petición debe estar vinculada a la carpeta contable del cliente y al ejercicio contable, tendrás que recuperar esa información.
• Cuenta con plazos de aprobación largos: incluye en tu planificación las horas de consultoría y los pasos de validación de DATEV.

¡Aprovecha las soluciones existentes y ahorra tiempo y dinero! No necesitas reinventar la rueda. Un partner especializado como Chift puede ahorrarte meses de desarrollo.

Cómo activar un conector DATEV con Chift

1. Facilita el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta de DATEV Rechnungswesen.
2. Si activas DUO, facilita también tu número de cliente y tu número de asesor (disponibles en el portal de DATEV).
3. Configura la integración a través de la plataforma de Chift: nosotros nos encargamos del resto, incluida la configuración de la conexión segura y las comprobaciones de cumplimiento.

Intégrate con DATEV y otros sistemas contables a través de la Unified Accounting API de Chift

¿Por qué quedarse solo en DATEV? Con la Unified Accounting API de Chift, los proveedores SaaS acceden a una capa plug-and-play que conecta no solo con DATEV, sino también con otras plataformas contables europeas populares. Además de DATEV, puedes conectarte sin fricciones con plataformas como Visma eAccounting, Sage, Pennylane, Exact Online y muchas otras. Construye una vez y escala a varios mercados, sin multiplicar tu carga de trabajo de integración. Al adoptar el enfoque unificado de Chift, reduces drásticamente el esfuerzo de desarrollo y el mantenimiento continuo, aceleras el time-to-market y favoreces un crecimiento rápido y escalable. Así, tu equipo de desarrollo puede centrarse al máximo en tu producto principal, mientras tus equipos de marketing y ventas promocionan con confianza un amplio catálogo de integraciones ante tus clientes.

¿Te interesa descubrir las potentes capacidades de integración de Chift? Ponte en contacto hoy mismo con nuestro equipo para una demostración personalizada.

FAQ sobre la integración con la API de DATEV

¿A qué endpoints de la API de DATEV se puede acceder?

Integrarte con DATEV te da acceso a múltiples modelos de datos para enviar o recuperar información. Por ejemplo:

• Clientes %%/clients%%
• Proveedores %%/suppliers%%
• Adjuntos de facturas %%/attachments%%
• Códigos de IVA %%/vat-codes%%
• Asientos financieros %%/journal/entries%%
• Facturas %%/invoices%%

Consulta nuestra documentación de la API de DATEV para ver la lista de todos los endpoints disponibles.

¿Cuál es el rate limit de la API de DATEV?

Aunque las APIs de DATEV admiten trabajos por lotes, no están diseñadas para llamadas de alta frecuencia en tiempo real. Los trabajos se procesan de forma asíncrona y hay que supervisar el estado de cada lote, por lo que una planificación cuidadosa resulta esencial.

Si quieres saber más sobre cómo Chift puede ayudar a tu producto SaaS a integrarse con DATEV de forma rápida y sin complicaciones, ¡ponte en contacto hoy mismo con nuestro equipo!